פוסט זה פורסם בניוזלטר של על זה.
אתם.ן מוזמנים.ות להצטרף אליו. הוא מקום טוב לתוכן,
השראה, מידע ודחיפה, בכל הקשור ליצירת תנועה
וניהול בתחומי החיים השונים. מצטרפים כאן
הפוסט הזה בא להשלים את פרק מספר 20 בפודקאסט שבו דיברתי על חשיבותה של טבלת ניהול פרויקטים, כדי לסנכרן את הכוונות שלנו ולקבל פוקוס בעשיה.
טבלת ניהול פרויקטים, של חיינו האישיים ושל חיינו המקצועיים, היא טבלה פשוטה למדי, שצריכה לשמור על כמה עקרונות סידור + עקרונות התנהגות סביבה.
בואו נתחיל
קודם כל צריך להבין את ההבחנה בין משימה, פרויקט ורצון-על
יש מבחינתי תמיד שתי סוגים של משימות. סוג האחד הוא משימות שוטף, תחזוקתיות. למלא דלק, לקנות שומר, לשלם חשבון חשמל. הן לא משרתות דבר חוץ מתחזוקה שוטפת של אותו אלמנט בחיים שאליו הן שייכות. אבל יש משימות רבות שמתחבאות להיות תחזוקה שוטפת או ‘סתם משימה’ אבל בתכלס, הן משרתות משהו גדול מהן, פרויקט. או תהליך. כלומר, ברגע שאבצע אותן, יהיו משימות אחרות שייגזרו הלאה. כלומר ביצוע של משימה אחת והשקעת זמן בה, תביא אותי להשקעת זמן נוספת במשימות אחרות.
האם הפרויקט הזה הוא משהו שבאמת התכוונתי לעשות עכשיו? איך אדע את התשובה?
כשאתבונן יותר לעומק ואשאל את עצמי – האם אני מבין מהו הרצון שלי שמניע את הפרויקט הזה?
גם פרויקטים, כמו משימות, לא חיים בוואקום. הם בסה”כ תהליך של:
- אסופת כמה משימות בדרך ליעד מסוים וספציפי
- מתרחשות בפרק זמן מסוים
- ומושקע בהם X זמן ואולי גם Y כסף וגם Z משאב אחר כלשהו.
כך שאם יש לי משימה בסגנון ‘לבדוק את האתר החדש הזה שמציע לי שירות כזה וכזה’,
אני רוצה לוודא שאני “מאשר לעצמי” את הרצון שמאחורי הכל,
כדי להגדיר מתודית את הפרויקט שישרת אותו, כדי שהמשימות שייגזרו מתוכו, יתקיימו.
כי אם כל השרשרת הזו לא ברורה לי, הרי שהמשימה הזו עשויה להדחות לנצח
(כי בירכתי המוח שלי אין ידיעה והכרה, למה בכלל אני צריך לעשות את המשימה.)
הגדרת הפרויקט
ללא הגדרה מדויקת, אנחנו או לא נעשה את המשימות שחשובות לנו,
או שנעשה אותן לא מדויק, או שנהיה חשופים יתר על המידה לשינויים במידת המוטיבציה שלנו,
שמראש לא ברורה לנו כי מעולם לא הגדרנו את הדברים,
וכך כמובן נהיה במצב של יש לי חשק\אין לי חשק.
רצון – הגדרת העל שלי.
כלומר, אני מסתכל על תחום בחיי האישיים, נניח זוגיות, ואני חושב מה אני רוצה.
ואני אף פעם לא רוצה ‘יותר זמן עם בת הזוג’. אני רוצה אולי ‘להרגיש יותר נאהב’.
אולי אני רוצה ‘להרגיש כמו בן זוג השנה’. אולי ‘להרגיש שאני לוקח אחריות מחודשת על הקרבה בינינו’.
זה מתחיל ברגש, ברצון על.
אם מדובר באספקטים קרייריסטים, אז אפשר להחליף את רצון העל במטרת על ‘להגדיל את כמות העוקבים באינסטגרם ב-50%’. כדוגמה.
פרויקט -הדרך להגיע.
כפי שהגדרתי למעלה, הפרויקטים הם בסופו של דבר אסופה של משימות עם יעד ברור (1),
בטווח זמן מסויים ומוגדר (2),
שאנחנו מגדירים שנקדיש עבורם X שעות שבועיות (3).
כלומר:
- יעד ברור מוגדר אמפירי, אי אפשר להתבלבל לגביו
- עד מתי הפרויקט נמשך
- הקצאת משאב שעות
משימות –
הן יהיו החלקים הקטנים ביותר, העשיה היומיומית, שמשרתת את הפרויקט, שמשרת את הרצון.
כלומר ‘להקים אתר’. לא יהיה משימה. הוא יהיה פרויקט. אבל הוא יהיה פרויקט שמוגדר על הפנים.
על תהליך המחשבה מכאן
תשובה: משרת רצון גדול יותר של לשפר את הניראות והמיתוג של החברה שלי.
ואז אני אשאל – אוקי מעולה. האם זה חשוב לי לרבעון הקרוב?
התשובה תהיה או כן, או ‘ואללה האמת, לא כזה קריטי לי, אבל בעוד נגיד ארבעה חודשים זה חשוב לי’
(ובכך קודם כל הורדתי מלא התעסקות שלא חשובה לי כרגע, מהפרק.
אין לי טרדה כרגע בנושא הזה עד הרגע שאני צריך להיות מוטרד ממנה שוב).
ובתחילת הרבעון הבא אני אשים לעצמי משימה שהיא ‘לבדוק האם הגיע הזמן לממש את הרצון שלי לשפר את הניראות והמיתוג?’.
אם התשובה היא כן, הדבר הבא יהיה לתכנן איזה פרויקטים צריך.
אז פרויקט אחד, יהיה לקחת את ‘להקים אתר’ ולהפוך אותו למשהו שמוגדר נכון עם שלושת הסעיפים,
ולכן הוא יהפוך ל:
להשיק אתר חדש עד 1.7, יכול ומוכן להקצות לזה 4 שעות עבודה בשבוע
ופרויקט אחר שאחשוב עליו יהיה: ‘לייצר לוגו חדש לחברה, עד 1.5, הקצאה של שעה בשבוע’
ומכאן אנחנו מפרטים את כל הדרכים שיובילו אותי.
זה תקף גם לחיים האישיים כמובן
כלומר המכניקה שציינתי, רלוונטית לכל תחום בחיים כי הכל עובד אותו דבר.
רצונות מובילים לדרכים מובילים למשימות. או במילים אחרות Dreams than plans
ואת כל הרצונות והפרויקטים אנחנו מכניסים לטבלה
זה נכנס לנו לתת מודע, ועוזר לנו לפלטר החוצה משימות שאין בהן חשיבות כרגע,
היות שכל הזמן בראש יש לי את מה שאני רוצה להשיג. אני לא שוכח את זה ולא מוריד את העינים מזה.
כמו צלף לכל דבר.
מה בטבלה? לפי מספרי טורים:
- הרצון. כותב איך אני רוצה להרגיש או מהי מטרת העל שלי
- מתחת לזה וכזה מובלט הצידה כמו השורה הזו ממש- את הגדרת הפרויקט ‘להקים אתר חדש’
- כמות שעות שבועית שאני מוכן ויכול להקצות לפרויקט
- רבעון שאליו הפרויקט משובץ (1,2,3,4, של השנה)
- תאריכים לביצוע בתוך הרבעון
- תחום – את מה זה משרת (זוגיות, משפחה, בריאות, שיווק, פיתוח עסקי וכיו”ב)
- קריירה\בית – שיהיה לי קל להסתכל אחכ – רק על הפרויקטים האישיים או רק על הפרויקטים הקריירסטים
- תעדוף בתוך הרבעון – יכול להיות שתמצאו את עצמכם מעמיסים לא מעט פרויקטים בתוך הרבעון.
שימו לעצמכם דירוג לכל פרויקט (לא לכל רצון), בסולם של 1 עד 3, מה חשיבות הפרויקט
ונסו להשאיר לא יותר משלושה פרויקטים בחשיבות ‘1’.
זה יאלץ אתכם להיות יותר אמיתיים וחותכים לגבי מה יותר קריטי לכם בתקופת הזמן המסוימת.
היה ויהיה לכם זמן נוסף, מעולה, קחו את מה שסימנתם כ’2’ ושדרגו אותו
הנה כאן יש לכם תמונה להדגמה
זהו. מה דעתכם? בואו לקבוצה בפייסבוק לשאלות ודיונים על זה
יאיר