פוסט זה פורסם בניוזלטר של על זה.
אתם.ן מוזמנים.ות להצטרף אליו. הוא מקום טוב לתוכן,
השראה, מידע ודחיפה, בכל הקשור ליצירת תנועה
וניהול בתחומי החיים השונים. מצטרפים כאן
קיבוץ של משימות הוא אחד הכוחות \ הטריקים היותר חשובים שאפשר ליישם כשאנחנו באים לנהל את העשיה שלנו. ויחד עם זאת מלא אנשים לא משתמשים בטכניקה הזו ולמעשה מבזבזים מלא מהאנרגיה המנטלית היקרה שלהם.
מהו קיבוץ משימות?
השם אומר את הכל. זה אומר לעשות משימות מסוימות בעלות אופי מסוים, ביחד.
לדוגמא, במידה ויש לי כמה משימות פולואפים. אני יכול לעשות אותן במהלך היום, כל כמה זמן, משימה אחת. ובעצם להפסיק את מה שאני עושה, כדי ‘רק לברר’ עם מישהו, איזה משהו שהייתי צריך לברר.
בעצם ההפסקה הרגעית שלי ממשהו אחר שעשיתי, אני מייצר לעצמי קטיעה בפלואו ויותר קשוח מזה – אני מייצר אתגר להחזיר את הפוקוס שלי למה שהיה קודם. לפי המחקרים זה לוקח 20 דקות לחזור לאותה מידת פוקוס.
האופציה השניה היא לקבץ ביחד את כל משימות הפולואפ ולגמור אותן בעשר דקות. מה שאנחנו עושים פה זה מגדירים לעצמנו סיפור במובן הפסיכולוגי, ומגדירים למוח דרך לתפקד במובן הנוירלוגי – ומשתי העולמות אנחנו למעשה מרוויחים.
הדרך לעשות את זה היא על ידי סגירת זמן מוגדר, למשימות בעלות אופי מסויים. כמו משימות פולואפ, כמו משימות שלא מצריכות מוח, כמו משימות שאפשר לעשות בנסיעה.
אבל מעבר לסגירת הזמן, אנחנו צריכים שתהיה לנו רשימה של כל המשימות, שבכל משימה כזו יהיה לנו תיוג שיאפשר לנו למצא ביתר קלות את כל המשימות שעונות לתנאי המדובר. למשל משימות פולואפ.
בואו נתחיל בלהבין למה הדבר כך:
לדוגמא, במידה ויש לי כמה משימות פולואפים. אני יכול לעשות אותן במהלך היום, כל כמה זמן, משימה אחת. ובעצם להפסיק את מה שאני עושה, כדי ‘רק לברר’ עם מישהו, איזה משהו שהייתי צריך לברר.
בעצם ההפסקה הרגעית שלי ממשהו אחר שעשיתי, אני מייצר לעצמי קטיעה בפלואו ויותר קשוח מזה – אני מייצר אתגר להחזיר את הפוקוס שלי למה שהיה קודם. לפי המחקרים זה לוקח 20 דקות לחזור לאותה מידת פוקוס.
האופציה השניה היא לקבץ ביחד את כל משימות הפולואפ ולגמור אותן בעשר דקות. מה שאנחנו עושים פה זה מגדירים לעצמנו סיפור במובן הפסיכולוגי, ומגדירים למוח דרך לתפקד במובן הנוירלוגי – ומשתי העולמות אנחנו למעשה מרוויחים.
הדרך לעשות את זה היא על ידי סגירת זמן מוגדר, למשימות בעלות אופי מסויים. כמו משימות פולואפ, כמו משימות שלא מצריכות מוח, כמו משימות שאפשר לעשות בנסיעה.
אבל מעבר לסגירת הזמן, אנחנו צריכים שתהיה לנו רשימה של כל המשימות, שבכל משימה כזו יהיה לנו תיוג שיאפשר לנו למצא ביתר קלות את כל המשימות שעונות לתנאי המדובר. למשל משימות פולואפ.
בואו נתחיל בלהבין למה הדבר כך:
תיאוריית העומס הקוגנטיבי
לפני הכל אנחנו צריכים להבין את תאורית העומס הקוגנטיבי.
יש לנו זכרון עבודה, או working memory, והוא אחראי בין היתר על עיבוד מידע.
רק שיש לו מכסה מוגבלת מאד.
וכשאנחנו מעמיסים על הזכרון הזה יותר מדי משימות או אינפורמציה מורכבת –
זה מרגיש לנו overwhelming ופחות אפקטיבי. זה מה שמכונה עומס קוגנטיבי.
הזכרון הזה ממוקם בקורטקס הקדמי במוח,
ואחראי על להחזיר ולשמור אינפורמציה ולהשתמש בה בזמן ביצוע של משימות קוגנטיביות
ומשחק תפקיד רציני ביכולת לשמור אינפורמצה בריל טיים.
הזכרון הזה מאד מוגבל וכמובן שאצל כל בנאדם זה אחר ויש חלקים חזקים יותר ופחות,
אבל בסופו של דבר ההערכה היא שכל בנאדם יכול להחזיק בראש 2 עד 7 אייטמים ברגע נתון.
זו הסיבה שאנחנו מתקשים לזכור רשימות ארוכות או מידע מורכב,
ללא עזרים חיצונים כמו אפליקציות פתקים, או דפי רשימות וכו’.
והענין הזה חשוב מכיון שכל מי שמשתמש במוח שלו לאיחסון,
בין אם של משימות ובין אם של מידע טרי שלא מאוחסן בזכרון טווח הרחוק שלו,
הלכה למעשה מונע מעצמו כניסה של מידע חדש לזכרון הזה,
כי יש בו מידע אחר כרגע.
ולכן אנחנו צריכים לשים לב טוב מה תופס לנו את הזכרון הזה.
יתרה מזאת, הוא גם מוגבל בזמן הגישה לאינפורמציה שמאוחסנת בו
וזו הסיבה מדוע חזרתיות היא כל כך חשובה,
כי בלעדיה הזכרון הזה מתפוגג בשניות עד דקות.
התפקוד של הזכרון הזה קשור מאד לתהליכים קוגנטיבים אחרים,
כמו למשל תשומת לב וזכרון טווח רחוק.
תשומת לב עוזרת לבחור ולפקס את האינפורמציה הרלוונטית שתכנס לזכרון הזה, הכל כך מוגבל.
זכרון טווח ארוך שומר את היאנפורמציה לתקופות ארוכות
ומאפשר בעצם לזכרון העבודה שלנו לשאוב מידע ממנו.
כלומר, יש כאן השפעה על יכולת פתרון הביות שלנו,
קבלת החלטות ותפיסת שפה.
יש לנו זכרון עבודה, או working memory, והוא אחראי בין היתר על עיבוד מידע.
רק שיש לו מכסה מוגבלת מאד.
וכשאנחנו מעמיסים על הזכרון הזה יותר מדי משימות או אינפורמציה מורכבת –
זה מרגיש לנו overwhelming ופחות אפקטיבי. זה מה שמכונה עומס קוגנטיבי.
הזכרון הזה ממוקם בקורטקס הקדמי במוח,
ואחראי על להחזיר ולשמור אינפורמציה ולהשתמש בה בזמן ביצוע של משימות קוגנטיביות
ומשחק תפקיד רציני ביכולת לשמור אינפורמצה בריל טיים.
הזכרון הזה מאד מוגבל וכמובן שאצל כל בנאדם זה אחר ויש חלקים חזקים יותר ופחות,
אבל בסופו של דבר ההערכה היא שכל בנאדם יכול להחזיק בראש 2 עד 7 אייטמים ברגע נתון.
זו הסיבה שאנחנו מתקשים לזכור רשימות ארוכות או מידע מורכב,
ללא עזרים חיצונים כמו אפליקציות פתקים, או דפי רשימות וכו’.
והענין הזה חשוב מכיון שכל מי שמשתמש במוח שלו לאיחסון,
בין אם של משימות ובין אם של מידע טרי שלא מאוחסן בזכרון טווח הרחוק שלו,
הלכה למעשה מונע מעצמו כניסה של מידע חדש לזכרון הזה,
כי יש בו מידע אחר כרגע.
ולכן אנחנו צריכים לשים לב טוב מה תופס לנו את הזכרון הזה.
יתרה מזאת, הוא גם מוגבל בזמן הגישה לאינפורמציה שמאוחסנת בו
וזו הסיבה מדוע חזרתיות היא כל כך חשובה,
כי בלעדיה הזכרון הזה מתפוגג בשניות עד דקות.
התפקוד של הזכרון הזה קשור מאד לתהליכים קוגנטיבים אחרים,
כמו למשל תשומת לב וזכרון טווח רחוק.
תשומת לב עוזרת לבחור ולפקס את האינפורמציה הרלוונטית שתכנס לזכרון הזה, הכל כך מוגבל.
זכרון טווח ארוך שומר את היאנפורמציה לתקופות ארוכות
ומאפשר בעצם לזכרון העבודה שלנו לשאוב מידע ממנו.
כלומר, יש כאן השפעה על יכולת פתרון הביות שלנו,
קבלת החלטות ותפיסת שפה.
איפה זה מתקשר לקיבוץ של משימות?
מאמץ קוגנטיבי עודף משפיע לנו על היכולת לעבד מידע ולשמור את המידע הנכון.
יש יותר מאמץ שמופנה לכיוונים הלא נכונים.
אנחנו למעשה מקבלים החלטות לא נכונות, מגיעים לקירות סתומים
וחשים תחושה של הצפה וגומרים יום עם הלשון בחוץ.
אחת הדרכים לעזור לעצמנו עם העומס הקוגנטיבי,
היא לעבוד על משימות שיש בהן מכנים משותפים.
המוח שלנו יכול למנף ידע קיים ותהליכים קוגנטיבים,
ולהפוך את עיבוד המידע ליותר קל.
למשל, אם יש סט מסוים של מיילים שצריך להגיב להם,
או שיחות טלפון שצריך לעשות או דוחות שצריך לעבור עליהם –
מעבר בין המשימות השונות יכול להיות מאתגר
המוח שלנו צריך כל הזמן להתאים את עצמו ולהתפקס מחדש,
מה שמוריד מהמשאבים שלנו.
אבל קיבוץ של משימות ביחד, יאפשר לנו להוריד את המאמץ הקוגנטיבי הזה
וכאילו להתפקס על משימה אחת כל הזמן,
אפילו שהמשימה הזו היא בעצם כמה משימות, אבל עבור המוח זו אותה הסביבה,
אותה פעולה, והווריאנטים שבתוך כל משימה
לא מייצרים בידול גדול מספיק כדי שהמוח יצא להתכיילות מחדש,
זו אותה המשימה מבחינתו.
כמובן שאם יעלו דברים חדשים שיפתחו את המחשבה לכיוונים חדשים,
אנחנו נצא מה zone המפוקס הזה וזכרון העבודה יעבור סוג של reset
כי מידע חדש יכנס אליו.
אם למשל אני קורא דוחות ברצף
ופתאום יש דוח אחד שגורם לי להתחיל לחשוב או לפקפק או בכללי להתעסק,
עם הנתונים שבו – אני יוצא מהזון שלי.
דרך טובה לעבוד על זה,
תהיה באמת לקבץ ביומן זמנים למשימות בעלות אותו אופי.
למשל מעבר על כל המיילים כמה פעמים ביום, למשל לעשות שיחות טלפון ביחד וכו’.
יש יותר מאמץ שמופנה לכיוונים הלא נכונים.
אנחנו למעשה מקבלים החלטות לא נכונות, מגיעים לקירות סתומים
וחשים תחושה של הצפה וגומרים יום עם הלשון בחוץ.
אחת הדרכים לעזור לעצמנו עם העומס הקוגנטיבי,
היא לעבוד על משימות שיש בהן מכנים משותפים.
המוח שלנו יכול למנף ידע קיים ותהליכים קוגנטיבים,
ולהפוך את עיבוד המידע ליותר קל.
למשל, אם יש סט מסוים של מיילים שצריך להגיב להם,
או שיחות טלפון שצריך לעשות או דוחות שצריך לעבור עליהם –
מעבר בין המשימות השונות יכול להיות מאתגר
המוח שלנו צריך כל הזמן להתאים את עצמו ולהתפקס מחדש,
מה שמוריד מהמשאבים שלנו.
אבל קיבוץ של משימות ביחד, יאפשר לנו להוריד את המאמץ הקוגנטיבי הזה
וכאילו להתפקס על משימה אחת כל הזמן,
אפילו שהמשימה הזו היא בעצם כמה משימות, אבל עבור המוח זו אותה הסביבה,
אותה פעולה, והווריאנטים שבתוך כל משימה
לא מייצרים בידול גדול מספיק כדי שהמוח יצא להתכיילות מחדש,
זו אותה המשימה מבחינתו.
כמובן שאם יעלו דברים חדשים שיפתחו את המחשבה לכיוונים חדשים,
אנחנו נצא מה zone המפוקס הזה וזכרון העבודה יעבור סוג של reset
כי מידע חדש יכנס אליו.
אם למשל אני קורא דוחות ברצף
ופתאום יש דוח אחד שגורם לי להתחיל לחשוב או לפקפק או בכללי להתעסק,
עם הנתונים שבו – אני יוצא מהזון שלי.
דרך טובה לעבוד על זה,
תהיה באמת לקבץ ביומן זמנים למשימות בעלות אותו אופי.
למשל מעבר על כל המיילים כמה פעמים ביום, למשל לעשות שיחות טלפון ביחד וכו’.
החלפת קונטקסט ומעגלים חשמליים
החלפת קונטקסט הוא שינוי בפוקוס ובתשומת הלב שלנו ממשימה אחת לשניה.
הוא קורה כשאנחנו מחליפים בין המשימות שאנחנו עושים
ובכך אנחנו דורשים מהמוח שלנו לשנות את הקונטקסט שבו הוא עובד.
זה אולי נראה כמו אי נוחות קטנה בהתחלה
אבל יש לזה השפעה גדולה מאד על הפרודקטיביות שלנו.
המוח צריך זמן כדי לשחרר משימה אחת להתניע תנועה באחרת.
זמן המעבר הזה אינו מיידי והוא לגמרי משפיע על המשאבים הקוגנטיבים שלנו.
המחקרים מדברים על כמה דקות טובות שהמוח שלנו צריך
כדי להתניע על משימה חדשה בשביל לגשת אליה ממקום אופטימלי.
בזמן הזה, הפוקוס שלנו רחוק מאיפה שאנחנו מבקשים שיהיה.
כל מחשבה בעצם מפעילה מעגלים נוירולוגים מסוימים.
והמשמעות של מעגלים נורילוגים, תחשבו על רשת של כבישים , על אוטוסטרדה.
ואם אנחנו כל פעם מדליקים ומכבים מעגלים נוירולוגים מסוימים,
זה מצריך משאבים כגון חמצן וגלוקוז.
וככל שאנחנו מעמיסים על צריכת החמצן והגלוקוז,
הגוף מתעייף וצריך עוד משאבים.
זה המקום של הפחמימות והסוכר הלבן וכל מקורות האנרגיה המיידים הזמינים לנו.
הוא קורה כשאנחנו מחליפים בין המשימות שאנחנו עושים
ובכך אנחנו דורשים מהמוח שלנו לשנות את הקונטקסט שבו הוא עובד.
זה אולי נראה כמו אי נוחות קטנה בהתחלה
אבל יש לזה השפעה גדולה מאד על הפרודקטיביות שלנו.
המוח צריך זמן כדי לשחרר משימה אחת להתניע תנועה באחרת.
זמן המעבר הזה אינו מיידי והוא לגמרי משפיע על המשאבים הקוגנטיבים שלנו.
המחקרים מדברים על כמה דקות טובות שהמוח שלנו צריך
כדי להתניע על משימה חדשה בשביל לגשת אליה ממקום אופטימלי.
בזמן הזה, הפוקוס שלנו רחוק מאיפה שאנחנו מבקשים שיהיה.
כל מחשבה בעצם מפעילה מעגלים נוירולוגים מסוימים.
והמשמעות של מעגלים נורילוגים, תחשבו על רשת של כבישים , על אוטוסטרדה.
ואם אנחנו כל פעם מדליקים ומכבים מעגלים נוירולוגים מסוימים,
זה מצריך משאבים כגון חמצן וגלוקוז.
וככל שאנחנו מעמיסים על צריכת החמצן והגלוקוז,
הגוף מתעייף וצריך עוד משאבים.
זה המקום של הפחמימות והסוכר הלבן וכל מקורות האנרגיה המיידים הזמינים לנו.
מצב flow
אין דבר כיף כמו מצב פלואו נכון?
למי שלא מכיר הכוונה למצב של פוקוס ופרודקטיביות מוגברת.
פלואו גם יכול להקרא ‘להיות בזון’
הוא הוויה פסיכולוגית שמאופיינת בהיטמעות והיבלעות
וריכוז עמוק בתוך פעולה מסוימת .
מי שנמצא בתוך הזון הזה, הרבה פעמים מאבד מעקב על הזמן
ומחווה תחושה שהפעולות שלו הן חסרות מאמץ.
המושג הזה תואר לראשונה על ידי Mihaly Csikszentmihalyi,
שבחן איך אנשים עושים דברים –
אמנים, אתלטים ומוזיקאים.
והוא מצא שבזמן הפעילות שלהם, חלקם מדווחים על מצב של חוויה אופטימית,
כשהם היו לגמרי שקועים, מתודלקים ובפוקוס,
על מה שהם צריכים לעשות.
זה מצב שמאופין בבלאנס בין היכולות של האדם לבין קושי המשימה.
אם קל לו מדי, הוא ישתעמם.
אם קשה לו מדי, הוא יהפוך עצבני ומתוסכל.
איך זה מתקשר אלינו –
כשמתרכזים במשימה ‘אחת’,
אפילו אם היא מורכבת מכמה אבל היא נתפסת כאחת,
תשומת הלב והפוקוס הולכים למקום אחד.
זאת אומרת שהמשאבים הולכים למקום אחד.
אבל מצד שני, בהשלמה, מתפתחת ‘מוכרות’ ויש קצב בעשיה.
אדם מונע מקצב, כל הווייתנו היא קצב, ריתמיקה,
כשאנחנו נכנסים למעיין טה טה טהטה טהטה ,
אנחנו סוג של ‘תופסים גל’ וזה מאפשר לנו אשכרה לגלוש.
כך יורד החיכוך ויורד הקושי מהמשימות ואנחנו נמצאים בתחושת מסוגלות מולם,
שמובילה בעצם לכך שלא נצטרך להפעיל מאמץ מנטלי,
אלא פשוט לעשות, ובעצם – להגיע לפלואו.
איך מגיעים למצב של פלואו?
הסביבה היא אחד הדברים החשובים.
צריך לייצר סביבה ותנאים שיתמכו בריכוז גבוה שהפוקוס שלנו לא מופר בו.
כשאנחנו מייצרים מטרה ברורה בפעולה ואין לנו הפרעות,
אנחנו מגבירים את הסיכוי שלנו להכנס למצב הזה.
למי שלא מכיר הכוונה למצב של פוקוס ופרודקטיביות מוגברת.
פלואו גם יכול להקרא ‘להיות בזון’
הוא הוויה פסיכולוגית שמאופיינת בהיטמעות והיבלעות
וריכוז עמוק בתוך פעולה מסוימת .
מי שנמצא בתוך הזון הזה, הרבה פעמים מאבד מעקב על הזמן
ומחווה תחושה שהפעולות שלו הן חסרות מאמץ.
המושג הזה תואר לראשונה על ידי Mihaly Csikszentmihalyi,
שבחן איך אנשים עושים דברים –
אמנים, אתלטים ומוזיקאים.
והוא מצא שבזמן הפעילות שלהם, חלקם מדווחים על מצב של חוויה אופטימית,
כשהם היו לגמרי שקועים, מתודלקים ובפוקוס,
על מה שהם צריכים לעשות.
זה מצב שמאופין בבלאנס בין היכולות של האדם לבין קושי המשימה.
אם קל לו מדי, הוא ישתעמם.
אם קשה לו מדי, הוא יהפוך עצבני ומתוסכל.
איך זה מתקשר אלינו –
כשמתרכזים במשימה ‘אחת’,
אפילו אם היא מורכבת מכמה אבל היא נתפסת כאחת,
תשומת הלב והפוקוס הולכים למקום אחד.
זאת אומרת שהמשאבים הולכים למקום אחד.
אבל מצד שני, בהשלמה, מתפתחת ‘מוכרות’ ויש קצב בעשיה.
אדם מונע מקצב, כל הווייתנו היא קצב, ריתמיקה,
כשאנחנו נכנסים למעיין טה טה טהטה טהטה ,
אנחנו סוג של ‘תופסים גל’ וזה מאפשר לנו אשכרה לגלוש.
כך יורד החיכוך ויורד הקושי מהמשימות ואנחנו נמצאים בתחושת מסוגלות מולם,
שמובילה בעצם לכך שלא נצטרך להפעיל מאמץ מנטלי,
אלא פשוט לעשות, ובעצם – להגיע לפלואו.
איך מגיעים למצב של פלואו?
הסביבה היא אחד הדברים החשובים.
צריך לייצר סביבה ותנאים שיתמכו בריכוז גבוה שהפוקוס שלנו לא מופר בו.
כשאנחנו מייצרים מטרה ברורה בפעולה ואין לנו הפרעות,
אנחנו מגבירים את הסיכוי שלנו להכנס למצב הזה.
הפחתה בדחיינות
התחושה הזו של overwhelming מכמות הדברים שצריך לעשות בחיים?
זה אחד הדברים המרכזיים שאנשים מרגישים שהם ‘דחייניים’.
אבל כנראה שעם טיפול נכון יותר ברשימת הדברים הזו,
גם הדחיינות תוכל לקטון.
אם נקדיש פרק זמן ספציפי למשימות ספציפיות
מתוך חשיבות לשלושת הדברים שהזכרתי קודם,
נוכל להגיע למצב שהתת מודע שלנו לא יתייאש עוד לפני שמתחילים בכלל,
אלא מראש נדע שיש זמנים שמוקדשים למשימת בעלות אותו אופי.
זה אחד הדברים המרכזיים שאנשים מרגישים שהם ‘דחייניים’.
אבל כנראה שעם טיפול נכון יותר ברשימת הדברים הזו,
גם הדחיינות תוכל לקטון.
אם נקדיש פרק זמן ספציפי למשימות ספציפיות
מתוך חשיבות לשלושת הדברים שהזכרתי קודם,
נוכל להגיע למצב שהתת מודע שלנו לא יתייאש עוד לפני שמתחילים בכלל,
אלא מראש נדע שיש זמנים שמוקדשים למשימת בעלות אותו אופי.
סיכום
תתחילו לשריין זמנים מוקצבים ביומן, למשימות בעלות אותו אופי.
כל הפולואפים בבוקר, כל מיני משימות קצרות בבוקר.
כל התשלומים ביחד. כל החשבוניות ביחד. כל הטלפונים ביחד.
ככל שתוכלו להקפיד על הקיבוץ, כך הקיבוץ יתגמל אתכם (מבני קבע וכו’)
בהצלחה:)
יאיר
כל הפולואפים בבוקר, כל מיני משימות קצרות בבוקר.
כל התשלומים ביחד. כל החשבוניות ביחד. כל הטלפונים ביחד.
ככל שתוכלו להקפיד על הקיבוץ, כך הקיבוץ יתגמל אתכם (מבני קבע וכו’)
בהצלחה:)
יאיר
