|
.
אנחנו נדגים בקורס הזה על אפליקציית טודואיסט אבל אתם יכולים כמובן להשתמש באיזו אפליקציה שנוחה לכם. אני ממליץ לכם שתשתמשו באפליקציה שמיועדת לניהול משימות ולא ניהול פרויקטים כמו מאנדיי, לא ניהול מערכי מידע כמו נושן, אלא סביבה לניהול משימות. אני מאד אוהב את מאנדיי ואת נושן והם כלים אדירים, רק לשימוש משימות הם פחות יעילים.
כלי לניהול משימות צריך להכיל את הדברים הבאים כדי להתאים לשיטת העבודה שלי:
- קליטת משימה צריכה להיות סופר מהירה בצורה שלא מייצרת לי חיכוך. כלומר, אני לא צריך ללחוץ על 10 כפתורים. כפתור אחד, יוצר את המשימה ושומר
- שתהיה מערכת תיוגים חכמה מספיק למשימות כדי לעזור לי לנווט בתוך אינספור המשימות שיתאספו. אנחנו עוד נבין איך ולמה משתמשים בהם, אבל – אפליקציית פתקים למשל, לא תהיה טובה למטרה הזו. אנחנו עומדים לעבוד עם עשרות או מאות משימות, אנחנו לא רוצים להתמודד עם דגשים בעיניים שילחיצו אותנו. תזכרו, אתם מנהלים. אתם צריכים מהירות בקבלת החלטות.
- אנחנו רוצים שתהיה לנו אפשרות לראות מה להיום, ואת כל מה שלא – אנחנו לא רוצים לראות. כלומר, אין לי ענין בלראות 100 משימות שלא מיועדות להיום ולא יתקיימו היום. זה סתם מלחיץ ומוסיף לי רעש מיותר בעיניים
- אם אפשר שהתיוג והשיוך לתאריכים יהיה מהיר, זה יהיה דבש.
על כל הדברים אסביר לעומק בהמשך כמובן, אבל במילים אחרות – אנחנו רוצים שהאפליקציה הזו תשמש כמו חדר ההמתנה הגדול שבו אנחנו קולטים בשניה, ממיינים בשתי שניות, ושולחים את הבנאדם להתייבש על הכסא עד שיגיע תורו לעבור לחדר טיפולים, כלומר קאלנדר.
אנחנו חדר מיון, כל הזמן נכנסים אנשים בדלת, אנחנו לא יכולים בשום פנים להתעכב על הרישום והקטלוג והסידור. אנחנו צריכים להיות לא מוטרדים ממשימת הארגוניות של משימות. רק קליטה, עיבוד ולך למקום וחכה שנקרא לך.
בכל יום, תהיה לנו פגישה ניהולית עם עצמנו בת כמה דקות, שבה אנחנו הולכים לסקור את מי שממתין לנו בחדר המתנה, כלומר אנחנו נראה את המשימות שחשוב שנראה ונקבל החלטה לגביהן. וההחלטה יכולה להיות או להכניס אותה לביצוע היום – כלומר היא תעזוב את טודואיסט ותלך ליומן. או שהיא ממשיכה לחכות, כלומר נשארת בחדר ההמתנה.
מרבית המשימות, 99% מהן, לא הבשילו לקבל חדר טיפולים. וזה בסדר. ככה זה צריך להיות.
אני כמובן אסביר איך עושים את החלוקה בין הכלים נכון, אבל זה כדי שתבינו את המהלך. כל יום יהיו לנו מלא מלא משימות בחדר המתנה. לא את כולם נראה בבת אחת, נראה רק חלק שרלוונטי לראות. חלקן המועט והקטן, יעבור לחדר טיפולים כי יש כל כך מעט מהם. כל השאר, אנחנו נאלץ להסכים שהם ימשיכו להמתין כי בין כה אין לנו ברירה ואף אחד לא שואל אותנו כשיש רק 24 שעות ביום ואנרגיה פיזית ומנטלית כל כך מוגבלים.
אז גם מי שתופס מעצמו ועצמה כלא יודעים לקבל החלטות או לא יודעים לתעדף, או דחיינים או וואטבר – דרך העבודה שלי תפטור אתכם מהשיחה הזו מאד ואתם תראו שבתכלס אין לכם שום בעיה כמו אלה שהמצאתם לעצמכם, אלא רק חסר לכם השילוב של דרך עבודה, כלי ומיינדסט.
אבל אנחנו עוד נגיע לזה.
התפקיד של טודואיסט עבורנו כמנהלי חיים במובן הרגשי זה לאפשר לעצמנו את השקט לדעת שדברים לא מתפספסים ואנחנו פועלים בדחיינות מבוקרת. כלומר אנחנו לא נוכל שלא לדחיין כי יש יותר מדי משימות, אבל אנחנו נראה כל בוקר את מה שאנחנו מדחיינים ונהיה בשליטה על זה. ברגע שאנחנו בשליטה על מה שדוחים, אין לנו מצפון ואשמות ולא כלום. אנחנו פועלים עם המח שלנו.
בכל בוקר כשנפתח את הטודואיסט ונראה את המשימות שממתינות בחדר ההמתנה, הן יהוו לנו בעצם רק תזכורת לשאלה ‘האם הגיע תורה של המשימה הזו להגיע לחדר טיפולים’. וזה כמו עוזר אישי שמגיע אלי לחדר בבוקר ואומר לי ‘יאיר מה עם הדוח הזה ללקוח שאתה צריך לכתוב, הגיע הזמן שלו היום?’ ואם התשובה היא כן, אני אכניס את המשימה לטיפול. ואם התשובה היא לא, אני אגיד לעוזר שלי ‘שחרר אח שלי זה לא הזמן’.
והוא ישאל אותי ‘מתי לבוא להזכיר לך שוב לחשוב על זה שוב?’
ואני אגיד לו ‘אנא עארף, 10 ימים זה בסדר’.
והוא ילך
ואני לא אשמע על הדוח של הלקוח הזה יותר
לא אראה אותו בעינים
לא אתעניין בו
ועוד 10 ימים העוזר יגיע ויגיד לי ‘מה לגבי הדוח של הלקוח? הגיע הזמן שלו?’
ואז אני אוכל להגיד לו שוב ‘לא, אבל תבוא עוד יומיים כי זה כבר נהיה קריטי’
וכשהוא יבוא עוד יומיים, העוזר, אני אכניס אותו לטיפול כי זה מה שנכון לעשות נכון לעכשיו.
על כל זה אני אדבר לעומק, אבל זו מהות הסיסטם.
כל בוקר לראות מה התאסף להיום, להחליט אם כן – תופסים לזה זמן. אם לא, מעיפים את המשימה מהעין ודואגים לראות אותה שוב בעוד איקס ימים.
טודואיסט תשמש אותנו כחדר ההמתנה הזה. אנחנו נקלוט אליה את כל המשימות, ואני יודע שיש לכם מליון. בגלל זה התפעול חייב להיות קל ומהיר כדי שלא נרגיש שאנחנו עובדים בזה. מזכיר לכם, מנהלים. המטרה שלנו היא לא תפעול. תפעול תומך במטרה שלנו שהיא במקרה של החיים שלנו – יותר זמן לעצמנו ולא לחיות בתוך בלאגן. דרך שני אלה, אנחנו מפתחים תחושת אוטונומיה מול המורכבויות השונות שתביא לנו המציאות. לא להוריד את העיניים שלנו ממטרת העל, מזכיר לכם 🙂
בשיעור הבא אנחנו כבר נצלול לעומק של טודואיסט, עכשיו רק הזכרתי אותה כדי שנשלים את השיח על כלי העבודה שלנו ומהמפגש הבא, אנחנו כבר נכנסים בפרקטיקה לפנים.
יאללה נתראה.