|
בחלק הזה אנחנו נדבר על תהליך קליטת משימה, במבט עילי. הסתכלות מלמעלה על כל דבר, מאפשרת לראות תמונה מלאה יותר, ולנסוך בנו יותר בטחון כדי שנוכל לעשות את הצעדים הקטנים שמקיימים את הדרך, מתוך הבנה של ה׳למה׳ הגדול.
ברגע שמבינים את החלק של קליטת משימה, כבר תכנס לכם תחושת שליטה גבוהה יותר, כיוון שהפלואו הזה, הזרימה הזו, יש בה דרך ושיטה והיא פוטרת אותנו מתחושת החוסר-נחת שעולה לנו, בכל פעם שאנחנו חושבים איך לתפעל את היומיום שלנו.
אז בואו נתחיל מזה שהמשימות שלנו הן כל דבר שיש בו פעולה שצריך לעשות. והפעולות שצריך לעשות מתחלקות לשתיים – פעולות ה’רוצה’ ופעולות ה’צריך’. אנחנו נהיה מרבית הזמן בביצוע של פעולות צריך אבל השאיפה שלנו היא שנכניס לחיים שלנו גם פעולות רוצה. אז ניהול של משימות, הוא בעצם ניהול של פעולות, ניהול של העשיה, וזו מלאכה של איזון הרוצה בתוך הצריך.
משימות מגיעות לנו מכל מיני כיוונים. הן יכולות להגיע במייל ובווצאפ ובאינבוקס של האינסטגרם, הן יכולות להגיע מהמחשבה והזכרון שלנו, ממכתב שקיבלנו בדואר, מרעיון חדש שאנחנו רוצים לעשות איתו משהו – כל אלה משימות.
על מנת שנוכל להקל על זכרון העבודה שלנו ,ה working memory , המטרה שלנו היא אחת – להפטר מהחזקה בראש של המשימות, ולהוריד אותן למקום אחד, שהוא מערכת הניהול האישית הוליסטית פרקטית שלנו.
אני מזמין אתכם לחזור לפרק על זכרון העבודה כדי להבין את המשמעות של עבודה נכונה עם המוח, כדי לזכור למה ההשתדלות הזו בכלל כדאית.
עכשיו תדמיינו שהגיע לכם מייל ויש בו משימה מסוימת, קראתם אותו והבנתם מה המשימה ואתם מחליטים לא לעשות עם המייל משהו כרגע. ואז אתם ממשיכים ביום שלכם ומתישהו חוזרים למייל הזה, או לווצאפ הזה, מאוחר יותר. ושוב עוברים עם העין על פריט המידע הזה ושוב מעלים למחשבה שלכם את זה ש’צריך לעשות עם הווצאפ הזה את הדבר ההוא’ ואז אתם שוב אומרים לעצמכם שזה לא הזמן וממשיכים הלאה. תכפילו את זה בכל פריטי המידע שמגיעים אליכם והמשימות שנוחתות עליכם ותראו כמה אנרגיה אתם שורפים על כך שאנחנו עוברים פעם אחר פעם על החומרים האלו.
וכמו שאתם זוכרים – אתם מנהלים. התפקיד שלכם הוא שימוש נכון במשאבים שלכם כדי להביא מטרה. המשאבים נמצאים במוח. המטרה – שקט, רוגע, שליטה ואוטונומיה.
זה לא הגיוני לעבוד ככה, כי זה אומר לשרוף את האנרגיה שלכם על מחשבות שחוזרות על עצמן ולא מגיעות לשום מקום.
ולכן, אנחנו רוצים לעבוד בצורה חכמה יותר ובאופן של נגעת-נסעת. כלומר, ברגע שהגיעה המשימה, אנחנו או עושים אותה, או מתעדים אותה, ונפטרים מהמייל או הווצאפ
מה שחשוב לי כרגע שתיקחו מפה זה התהליך הבא:
נכנסת לנו אינטראקציה – מייל או ווצאפ או מחשבה
ואנחנו קולטים שיש שם משימה
אנחנו בודקים האם מדובר במשהו שאני יכול לעשות בפחות משתי דקות?
אם כן, אני עושה אותו עכשיו כדי לא ליצור עומס של יותר מדי משימות על המערכת שלי
אבל אם לא, אני עובד סיסטמטית ומכניס את המשימה הזו לאפליקציית המשימות או לקאלנדר.
אנחנו ניגע בזה תכף בפרקים הבאים על האיך והמתי – אבל בינתיים אני רוצה שתדעו שאפליקציית ניהול המשימות היא כמו שולחן הקבלה הגדול של חדר המיון שאליו מגיעים להרשם כל מי שצריך טיפול. חדר המיון לא מפנה את כל מי שמגיע ישר לטיפול, יש סדר מסוים כזכור. גם המשימות שלנו, לא יקבלו טיפול מיידי כולן. אחרת, נגמור את המשאבים שלנו, וזה מה שקורה למרביתכם כנראה.
הקאלנדר, הוא חדרי הטיפולים שבבתי חולים, כלומר, כשהחלטנו להקצות משאב מוגבל של בית החולים כי האדם שהגיע לא יכול לחכות בחדר המתנה. כך גם במשימות, כשיש משימות שלא יכולות להמתין, או כשאנחנו מחליטים להקצות להן זמן מסוים, אנחנו נשים אותן בקאלנדר כי הוא המקום שמקצה לנו זמן – אומר לנו מה אנחנו עושים ומתי.
אנחנו תכף ניגע בבידול הזה יותר לעומק אבל בינתיים בואו נסכם:
- נגעת נסעת – אם הגיעה משימה, אנחנו עושים איתה משהו
- המשהו יכול להיות ביצוע מיידי אם היא לוקחת לי שתי דקות
- או הקצאת זמן בקאלנדר במידה והיא דורשת זמן מסוים כי היא לא יכולה לחכות או כי אני לא רוצה שהיא תמרח מדי וחשוב לי לסגור לה זמן
- או לשים אותה בחדר המתנה הגדול של כל המשימות שממתינות להיות מועברות לחדרי הטיפולים, כלומר לקאלנדר, כשיגיע הזמן.