|
אוקי חברים וחברות, מנהלים ומנהלות שאתם, אני רוצה לקחת אתכם שלב אחד קדימה בכל הקשור לבחירת הפעולות נכון לעכשיו. והשלב הזה עשוי להיראות לכם אולי טיפה מתקדם יותר ומסובך יותר, אז הבקשה שלי היא כזו:
בתום הפרק הזה וזה שאחריו, אם אתם מרגישים שהוצפתם, או שזה יותר מדי, או שזה מסקרן אתכם אבל אתם לא יודעים איפה להכניס את זה בחיים שלכם כרגע, שימו לעצמכם משימה לנגיד עוד חודש, לחזור לפרק הזה שוב ולראות, אולי תהיו במצב אחר של הכלה. אני חושב שכדאי מאד מאד לשים לב למה שאני אסביר לכם פה, אבל אם אתם מרגישים שאתם עוד צריכים קצת זמן – לגמרי לגיטימי, הקצב שלכם הוא הקצב שלכם, תנו לעצמכם את הסבלנות והרוך שאתם צריכים – חמלה, וכמובן אחריות בצורה של לא לתת לדבר להתמסמס ולחזור אליו בהמשך.
בואו נשחזר לרגע מה עשינו עד עכשיו במובן של בחירת הפעולות שלנו.
לקחנו את הפעולות המהירות יותר ובודדנו אותם על ידי לייבלים של פולואפ ו10 דקות ואולי אימצתם את הדרך שלי לטפל בהם בבוקר כשמתחילים. ולקחנו את הפעולות שדורשות פחות מוח ובודדנו אותן לסוף היום או אחרי ארוחת צהריים ככל שאנחנו יכולים, לייבל פלוס זמן ביצוע. מסונכרנים איתי על זה?
עכשיו אני רוצה שנתעמק קצת יותר באיך אנחנו בוחרים מה לעשות קודם כשיש לנו פרויקט או תחום לטפל בו. כלומר, אם שמרתם ביומן זמן לתחום מסוים. נגיד תחום הפיננסים. או שבחרתם להקדיש זמן לפרויקט מסוים, נניח השקה של מוצר חדש בעבודה שלכם. הקורס הזה לא עוסק באיך לפרק פרויקט למשימות שלו, זה קורס אחר כי זה נושא גדול יותר שמתקשר לניהול של פרויקטים. אני רוצה שיהיה לכם קל להחליט מה לעשות קודם כשאתם ניגשים למשימות של אותו פרויקט או אותו תחום שכתובות לכם כבר במנהל המשימות.
דרך אחת תהיה להכנס לפרוג’קט במנהל המשימות שלכם ולנסות להבין מתוך שלל הדברים, מה כדאי לעשות קודם. הענין הוא שאם יש שם לא מעט משימות, זה יכול להיות מאד מציף ומאד לא יעיל. אז אנחנו ננקוט בגישה אחרת. והגישה האחרת תהיה מבוססת על אופי הפעולות וסדר חשיבותן, לא על המשימות, אלא אופי הפעולות. אז בגדול בדרך שלי – וזה לגמרי משהו שאתם צריכים לחשוב עם עצמכם איך נכון לכם לסדר אותו וזה המקום לעצור רגע את הסרטון ולכתוב לעצמכם הערה איפה שאתם מסכמים את החומר של הקורס, שזה יהיה הגיוני להסתכל על אופי העבודה שלכם ועל הפעולות שכרוכות בזה, כי העולם של כולנו שונה ולבנות את סולם הפעולות הזה באופן אישי לכם.
למה אני מתכוון בסולם הפעולות? בואו אתן לכם את הדוגמה מהעולם שלי. בואו ניקח את פרויקט הקורס נכון לעכשיו, השיווק והתוכן שלו. אצלי יש משימות שבהן צריך להחליט מה לעשות. נגיד, להחליט על אסטרטגיה של המיילים שצריך לשלוח אחרי שבנאדם משאיר פרטים בטופס. יש גם פעולה של תכנון, שזה בעצם לקבוע כמה מיילים בנאדם יקבל ומה יהיה התוכן שלהם בגדול. יש גם פעולה של כתיבה, שזו כתיבת כל המיילים. יש גם פעולה של הטמעה שזה הטמעה של כל המיילים בתוכנה ששולחת אותם. יש פעולות בתוך אלה שיש רגישות לזמן, כלומר כדאי שאני אטפל בהן קודם. יש פעולות בתוך אלה שאני צריך מישהו אחר שיעבוד עליהן, ולכן אולי יהיה הגיוני יותר לעשות אותן כמה שיותר מוקדם כדי לשחרר לבנאדם האחר לעבוד עליהן. אז בואו נחזור על זה רגע:
- החלטה
- תכנון
- כתיבה
- הטמעה
ואז יש לנו מתוך הארבע האלה, כאלה שיש להם רגישות לזמן כי נניח אפשר לעשות אותן רק בבוקר, ואולי יש כאלה שכדאי לסיים איתן קודם כי בנאדם אחר תלוי בהן וכל זמן שאני לא מסיים את שלי, הוא לא יכול להתחיל את שלו.
עכשיו שימו לב, המטרה שלנו פה היא לייצר לייבלים לפי כל הסוגים האלה ופילטרים שיציגו אותם ואז פשוט לעבוד לפי הסדר שהחלטתי. החלטתי שהחלטה זו הפעולה החשובה והראשונה ושתכנון זו הפעולה השניה בחשיבותה, ושכתיבה היא השלישית וההטמעה היא רביעית.
החלטה ותכנון אני אעשה תמיד בהתחלה של הזמן שהקצתי לעבודה על פרויקט, כי הראש שלי טרי. הטמעה זה משהו שאני אדחוף לסוף הזמן הזה, או בכלל לזמן אחר של כל מיני משימות הטמעה או בריינלס, כי אני לא צריך מוח בשביל להטמיע נוסח של טקסט בתוך תוכנה. ובנוסף אני ארצה קודם לראות את ארבע הפעולות האלה, שיש להן רגישות לזמן ואחרי זה את אלו שאני רוצה לעשות כדי לשחרר לאנשים שתלוים בי.
בואו ניקח עוד דוגמה, בואו נניח שאני יוצר תוכן לעסק שלי, בכמויות. יש פעולות שחוזרות על עצמן כמו החלטה על נושאים, כתיבת התוכן, צילום, עריכה. כל המשימות האלה יחזרו על עצמן, על כל הסרטונים שאני אפיק. אותו פרנציפ. הדרך היחידה שלי להכיל את כל המידע הזה, היא אם אני משתמש בלייבלים ופילטרים. אני אדגים לכם תכף איך זה נעשה ונראה בטודואיסט אבל לסיומו של החלק התאורטי הזה, אני רוצה רק לסכם לכם:
המטרה שלנו היא שננצל את הזמן הזה שהקדשנו לביצוע פרויקט, או תחום שלם, כמו שצריך ולפי ההשפעה שהפעולות מייצרות וביחס למשאבי המוח והאנרגיה שלי. ולכן כשאני אגש לפרויקט או לתחום בתחילת הזמן שלו, לפני שאני עושה משהו אחד, אני משקיע את החמש דקות בלסדר את המשימות ולראות שכל המשימות שמופיעות בתיקיות של הפרויקט או התחום – יש להן לייבלים תואמים, על מנת שהפילטרים יתפסו אותם. עכשיו, בואו נראה את זה טכנית בטודואיסט ושוב אני אומר – אם לא מתיישב לכם מה שאמרתי, צפו בזה שוב, שימו תזכורת לעוד שבועיים, אל תתנו לפרק הזה לחמוק מכם, אם אתם בעבודה או בחיים שלכם, עוסקים בביצוע פרויקטים.