7 הטעויות שאנשים עושים ב'ניהול זמן' (ולמה חייבים להתרחק מהמושג הזה)
שבע הדרכים שבהם פישטתי לעצמי את
מלאכת ניהול העצמי כדי שהיא לא
תהיה ניג'וס של ניהול זמן אלא
דרך חיים שבה אני שומר על
עצמי, הרצונות שלי, השלווה שלי ומערכת
העצבים שלי
כך הפכתי את התחום המעצבן הזה להיות אנושי ומתאים לי
אתם יודעים כשנכנסתי לעולמות של מה
שקרוי 'ניהול זמן' (או כמו שאני
קורא לזה 'איך לבצע בחירות טובות
יותר בקטנה ובגדולה') - כמו הרבה
אנשים ניסיתי שיטות כמו GTD, או
'טיים-בלוקס' ועבדתי עם שעונים שסופרים לי
25 דקות בין ביצוע לביצוע וכו'.
וכל פעם התחלתי ב'הסתערות' על הנושא
הזה. כמו שמסתערים על דיאטה. כמו
שאתה מחליט בפרץ של השראה כתוצאה
מסרטון באינסטגרם או משהו, ש'זהו, עושים
סדר בפנסיות'.
וכמו כל הדברים האלה, זה לא
החזיק מים. תמיד זה נתפס לי
קשה. ואם זה לא קשה אז
הכלי הדיגיטלי שהשתמשתי לא היה מדויק.
כלומר, לא הייתה לי שיטה לתפעל
אותו. ואם כבר מצאתי כלי, אז
הייתי בחוסר חמלה על כל זה
שאני פשוט אני וזה לא היה
מספיק טוב ופרודקטיבי. ואו. כמה זה
מתיש.
אז במרוצת השנים לקחתי את כל
הקונספטים המוכרים של עולמות הניהול זמן,
שמתי עליהם איקס עצום ובניתי מתוכם
את הדרך שלי ואני רוצה לספר
לכם על כמה עקרונות ראשיים שכדאי
לכם לאמץ כדי שלא 'תעשו ניהול
זמן' אלא תנהלו את עצמכם כמו
שאתם באמת, כפי שאתם באמת, עם
האופי שלכם והיכולות שלכם והנסיבות שלכם:
1. אל תנסו בכלל: ניהול רשימת משימות מושלמת
מה אמרו לנו לעשות? תעדו הכול,
חלקו לפרויקטים, סדרו לפי דחיפות, תצבעו
בצבעים. התוצאה? רשימה שלא נגמרת אף
פעם = מוח שמפסיק לעבד אותה.
איך עשיתי את זה בפועל? רשימה
היא לא מקום לניהול החיים -
היא רק חדר המתנה. היא חלק
ממערכת הניהול האישית שלי אבל היא
רק חלק. אני לא מתעסק במה
שצריך לקרות - אני מתעסק במה
שאני יכול לבצע עכשיו. כל השאר?
לא מול העיניים שלי. רשימות ארוכות
זה השטן. זה כמו להסתכל על
קופסת ליטר של חמאת בוטנים שנשפכה
על השטיח ולשכנע את עצמנו שזה
לא באמת מפריע לנו. זה שם.
זה נוראי.
מה אמרו לי לעשות? תכננו את
כל השבוע מראש, מלאו את היומן,
תדבקו בתוכנית. התוצאה? תכנון קשיח שמתנפץ
על המציאות המשתנה, ושוב תחושת כישלון.
איך עשיתי את זה בפועל? במקום
להפוך את היומן לרשימת משימות, אני
משתמש בו כמו בית חולים: חדר
טיפולים - ביומן נכנס רק מה
שיש לו זמן מוגדר ושאי אפשר
להזיז. חדר מיון - כל השאר
מחכה פה, מחוץ ליומן, עד שהוא
הופך לרלוונטי.
אין דבר גרוע יותר מיומן שאנחנו
לא לוקחים ברצינות כי אנחנו לא
מקיימים את מה שכתוב בו אף
פעם. ואז, איבדנו את האמון בכלי
האחד שיכול לשמור לנו זמנים להתחייבויות
שלנו וגם לרצונות שלנו.
3. בלוף שמועתק פעם אחר פעם: להחליט חשוב-דחוף - השטות הכי מיותרת של עולם הניהול
מה אמרו לנו לעשות? חלקו את
כל המשימות לפי חשוב ודחוף, דחוף
ולא חשוב, חשוב ולא דחוף, לא
חשוב ולא דחוף, תעדפו בהתאם. בזמן
שאני חושב איפה המשימה ממוקמת במטריצה,
נכנסו עוד 15 משימות חדשות.
איך אני עושה את זה בפועל?
אני לא מסווג משימות בטבלאות אקדמיות
- אני מחליט על המקום: מטופל
עכשיו או לא. אין 'פריוריטיז' ברבים
- זו המצאה מודרנית. יש רק
פריוריטי אחד בכל רגע נתון. או
שזה עולה למעלה, או שזה יחכה.
מה אמרו לנו לעשות? תשבו חצי
שעה כל בוקר, תנהלו את הזמן
שלכם. כמובן שזה לא קרה. אף
פעם. כי אף אחד לא באמת
'מוצא לזה זמן'.
איך אני עושה את זה בפועל?
אני לא מקדיש זמן ל'פרודוקטיביות'. במקום,
אני ממסגר את זה כזמן לעצמי,
להזכיר לעצמי שאני בעל הבית של
היום שלי. שאם אני לא מכוון
את הכוונות שלי בתחילת היום, מישהו
אחר יעשה את זה בשבילי. אני
לא מוכן שבריאות הנפש שלי תפגע.
5. אל תלכו נגד המוח שלכם: לבחור את המשימות החשובות להיום
מה אמרו לנו לעשות? בבוקר, תבחרו
את שלוש המשימות הכי חשובות שלכם.
אבל כשיש יותר מדי משימות, קשה
לדעת מה באמת חשוב, ואז לא
מחליטים כלום.
איך עושים את זה בפועל? אני
לא מתחיל בלבחור מה כן -
אני קודם כל מזיז הצידה את
כל מה שבוודאות לא יקרה היום.
פתאום נשארת לי רשימה קטנה וברורה,
שהמוח מסוגל להתמודד איתה.
מה אמרו לנו לעשות? תכתבו רשימת
משימות ותתחילו לעבוד. התוצאה? חלק מהמשימות
זרמו, חלק פשוט נתקעו שם לנצח.
איך עושים את זה בפועל? אני
לא עובד ממשימות. אני עובד מפעולות
'כולה'. כל משימה שאני לא בטוח
איך להתחיל? אני מחפש את הפעולה
האחת הבאה שאפשר לבצע. המוח לא
יודע להתמודד עם 'משימה מורכבת', אבל
תמיד מגיב לפעולה קטנה וברורה.
7. שחררו את עצמכם כבר: לא צריך להספיק הכל
מה אמרו לנו לעשות? תדאגו להספיק
יותר. התוצאה? רודפים אחרי 'עוד', אבל
לא באמת מרגישים שליטה.
וזה השינוי הגדול של השנתיים האחרונות
מבחינתי, אחרי המון שנים של 'להיות
ממש יעיל'. בני אדם, הם רק
מערכת העצבים שמפעילה אותם. מערכת עצבים
זה דבר שנדלק ונכבה. המטרה שלי
בחיים, ליצור את ההתנהגויות והסביבה המיטיבה
ביותר שתשאיר את מערכת העצבים שלי
'לא דלוקה'. ניהול עצמי, משרת את
המטרה הזו בדיוק.
כשאני שומר על עצמי מפני הצפה
- אני מרגיש בשליטה גם כשהלו"ז
שלי מפוצץ.
אולי יעניין אתכם גם
למה להתרחק מהמושג ניהול זמן?המושג 'ניהול זמן' נולד לארגונים, לא לבני אדם עם מערכת עצבים. למה זה לא אנושי לצפות מעצמכם אחרת.
על הערכות זמן שגויותלמה אנחנו גרועים בהערכות זמן, ואיך זה יכול להוביל להתנערות מאחריות. גישה אחרת לתכנון בלי ניחושים.
למה קיבוץ משימות הוא ה-האק האולטימטיבי?למה קיבוץ משימות דומות עובד עם הזכרון הקצר טווח שלנו, ומונע שחיקה מנטלית ממעברים מיותרים בין משימות.