7 הדרכים להפוך את הניהול העצמי מניג'וס ו'קשה' לזורם וקל
(כן, אשכרה קל)
אתם יודעים כשנכנסתי לעולמות של מה שקרוי ‘ניהול זמן’ (או כמו שאני קורא לזה ‘איך לבצע בחירות טובות יותר בקטנה ובגדולה’) – כמו הרבה אנשים ניסיתי שיטות כמו GTD, או ‘טיים-בלוקס’ ועבדתי עם שעונים שסופרים לי 25 דקות בין ביצוע לביצוע וכו’.
המטרה העליונה שלי הייתה פשוט לא להרגיש כל כך דפוק, לא מצליח, דחיין. אבל בעיקר, לא להרגיש אבוד.
לא להרגיש שהחיים עוברים לידי או חומקים ממני.
כי עם נסיון התאבדות בגיל 19, כל פעם שעולה ההרגשה הזו, זה מבחינתי סכנת מוות. על אמת.
הרצון שלי לא לחזור לאמבולס שפינה אותי לבית חולים הדסה מבסיס שריון במעלה אדומים, היה מה שהכתיב לי, בלי שידעתי, את כל ההתנהלות שלי ואת חיפוש ה’תשובה’.
וכל פעם התחלתי ב’הסתערות’ על הנושא הזה. כמו שמסתערים על דיאטה.כמו שאתה מחליט בפרץ של השראה כתוצאה מסרטון באינסטגרם או משהו, ש’זהו, עושים סדר בפנסיות’.
וכמו כל הדברים האלה, זה לא החזיק מים.
תמיד זה נתפס לי קשה.
ואם זה לא קשה אז הכלי הדיגיטלי שהשתמשתי לא היה מדויק. כלומר, לא הייתה לי שיטה לתפעל אותו.
ואם כבר מצאתי כלי, אז הייתי בחוסר חמלה על כל זה שאני פשוט אני וזה לא היה מספיק טוב ופרודקטיבי.
ואו. כמה זה מתיש.
אז במרוצת השנים לקחתי את כל הקונספטים המוכרים של עולמות הניהול זמן,
שמתי עליהם איקס עצום ובניתי מתוכם את הדרך שלי.
את שיטת העבודה שלי, צעד צעד, מלווה, מודרך, מפורק, פשוט, אני מלמד בתהליך נכון לעכשיו.
ממליץ, אם העולמות האלה מדברים אליכם ויש לכם אתגר עם התנהלות היומיום – תצטרפו לקבוצה הקרובה. זה יכול לשנות לכם חיים.
1. ניהול רשימת משימות מושלמת
🛑 מה אמרו לנו לעשות?
תעדו הכול, חלקו לפרויקטים, סדרו לפי דחיפות, תצבעו בצבעים.
התוצאה? רשימה שלא נגמרת אף פעם = מוח שמפסיק לעבד אותה.
✅ איך עשיתי את זה בפועל?
רשימה היא לא מקום לניהול החיים—היא רק חדר המתנה.
היא חלק ממערכת הניהול האישית שלי אבל היא רק חלק.
אני לא מתעסק במה שצריך לקרות—אני מתעסק במה שאני יכול לבצע עכשיו.
כל השאר? לא מול העיניים שלי. רשימות ארוכות זה השטן.
זה כמו להסתכל על קופסת ליטר של חמאת בוטנים שנשפכה על השטיח ולשכנע את עצמנו שזה לא באמת מפריע לנו. זה שם. זה נוראי. רשימות ארוכות זה השטן.
2. תכנון שבועי מפורט ויומן משובץ כמו טטריס
🛑 מה אמרו לי לעשות?
תכננו את כל השבוע מראש, מלאו את היומן, תדבקו בתוכנית.
התוצאה? תכנון קשיח שמתנפץ על המציאות המשתנה, ושוב תחושת כישלון.
✅ איך עשיתי את זה בפועל?
במקום להפוך את היומן לרשימת משימות, אני משתמש בו כמו בית חולים:
🟢 חדר טיפולים – ביומן נכנס רק מה שיש לו זמן מוגדר ושאי אפשר להזיז.
🔵 חדר מיון – כל השאר מחכה פה, מחוץ ליומן, עד שהוא הופך לרלוונטי.
אין דבר גרוע יותר מיומן שאנחנו לא לוקחים ברצינות כי אנחנו לא מקיימים את מה שכתוב בו אף פעם.
ואז, איבדנו את האמון בכלי האחד שיכול לשמור לנו זמנים להתחייבויות שלנו וגם לרצונות שלנו.
ואם אין אותו – לעולם לא יהיה לנו זמן לדברים שחשובים לנו באמת ונתנהל רק מהשוטף.
אולי אתם מכירים את החויה הזו.
3. להחליט חשוב\דחוף\לא חשוב\לא דחוף - השטות הכי מיותרת של עולם הניהול
🛑 מה אמרו לנו לעשות?
חלקו את כל המשימות לפי חשוב ודחוף, דחוף ולא חשוב, חשוב ולא דחוף, לא חשוב ולא דחוף, תעדפו בהתאם.
בזמן שאני חושב איפה המשימה ממוקמת במטריצה, נכנסו עוד 15 משימות חדשות.
באמת, אם אני רוצה התעללות במוח של עצמי, אני אצפה בחדשות. (לא חשוב איזה ערוץ, אל תתחילו)
✅ איך אני עושה את זה בפועל?
אני לא מסווג משימות בטבלאות אקדמיות—אני מחליט על המקום: מטופל עכשיו או לא.
אין “פריוריטיז” ברבים—זו המצאה מודרנית. יש רק פריוריטי אחד בכל רגע נתון.
(זה אגב נכון לשונית. פריוריטיז היא מילה שהתפתחה מאמצע המאה הקודמת כשהעבודה החלה להתגבר והאדם החליט להפסיק לקחת החלטות חותכות אז הוא יצר לעצמו ‘החלטות בינים’ כמו ‘פריוריטי 2′ או פריוריטי צבע סגול’ וכך הלאה.
או שזה עולה למעלה, או שזה יחכה.
(למה אנשים ממשיכים להוציא תכנים שמדברים על זה? אם כבר לחשוב תקופת האבן תעלו סרטונים על איך מדליקים אש עם אבני צור)
4. צריך לפנות זמן לניהול עצמי
🛑 מה אמרו לנו לעשות?
תשבו חצי שעה כל בוקר, תנהלו את הזמן שלכם.
כמובן שזה לא קרה. אף פעם. כי אף אחד לא באמת “מוצא לזה זמן”.
✅ איך אני עושה את זה בפועל?
אני לא “מקדיש” זמן לניהול עצמי.
אני ממסגר את זה כזמן לעצמי, להזכיר לעצמי שאני בעל הבית של היום שלי. שאם אני לא מכוון את הכוונות שלי בתחילת היום, מישהו אחר יעשה את זה בשבילי.
כל זמן שניסיתי לעשות פגישות פרודיקטיביות עם עצמי, זה נכשל.
למה? כי מי לעזאזאל רוצה לעשות פגישות פרודקטיביות??
אז אני עושה את אותן הפגישות בדיוק, אבל נכנס אליהן ממקום אחר. לא חובה ולא צריך.
אלא ‘רוצה’ אחד ענקי של בנאדם שהחיים שלו חשובים לו ושהמח שלו חשוב לו ושבריאות הנפש שלו חשובה לו.
מחקרים על יצירת הרגלים מראים שהדרך היחידה להטמיע שגרה חדשה היא לשלב אותה בתוך פעולות קיימות, לא להוסיף אותה כפעולה נפרדת.
אז הפכתי את כל ההתנהגויות האלה להיות חלק מהפעולות היומיות והשבועויות שלי. בלי להתבכיין על זה.
כמו ספורט. פייניתי לזה את הזמן, והזכרתי לעצמי כל הזמן את הלמה.
אני לא מוכן שבריאות הנפש שלי תפגע.
5. לבחור את המשימות החשובות להיום
🛑 מה אמרו לנו לעשות?
בבוקר, תבחרו את שלוש המשימות הכי חשובות שלכם.
אבל כשיש יותר מדי משימות, קשה לדעת מה באמת חשוב, ואז לא מחליטים כלום.
אני תמיד מזכיר שזה כמו ללכת לגלידריה עם 60 טעמים. מי יכול לבחור ככה.
אבל אני בגלידריה קודם כל מסנן החוצה את החלק של הסורבה. ברור.
אחכ אני מסנן החוצה טעמים מתחכמים מדי (חמאת שולחן וחצץ צפרדעים גרוס, כדור שעולה 55 שקלים)
ואני נשאר עם הכמה סוגי וניל שיש ובסוף אבחר וניל עוגיות כי אני לא מתוחכם גלידות.
אבל אם זה היה 60 טעמי וניל, הייתי מת.
✅ איך עושים את זה בפועל?
אני לא מתחיל בלבחור מה כן—אני קודם כל מזיז הצידה את כל מה שבוודאות לא יקרה היום.
פתאום נשארת לי רשימה קטנה וברורה, שהמוח מסוגל להתמודד איתה.
אחרי הכל המוח שלנו מתקשה לבחור מתוך הרבה אפשרויות (“Paradox of Choice”), אבל קל לו להחליט מה לא—ולשחרר.
6. משימות הן "דברים שצריך לעשות"
🛑 מה אמרו לנו לעשות?
תכתבו רשימת משימות ותתחילו לעבוד.
התוצאה? חלק מהמשימות זרמו, חלק פשוט נתקעו שם לנצח.
✅ איך עושים את זה בפועל?
אני לא עובד ממשימות. אני עובד מפעולות ‘כולה’.
מנהל משימות ודברים שצריך לעשות, אבל פועל מפעולות.
כל משימה שאני לא בטוח איך להתחיל? אני מחפש את הפעולה האחת הבאה שאפשר לבצע.
ולמה? כי המוח לא מבין מה זה משימה ולא מבין מה זה פרויקטים. המוח שולח אותנו לעשות ‘פעולות’. אם הפעולה, לא המשימה, הפעולה – ברורה, אין תקיעה.
פעולות ‘כולה’ הן הדרך שלי לבדוק אם הפעולה הבאה שקבעתי לי, נתפסת על ידי המח שלי כ’קלה מספיק’. כזו שאפשר לדחוף לפניה את המילה ‘כולה’. ‘כולה להכנס לגוגל לבדוק איזה קבוצות ריצה יש בקופנגן תאילנד’, תהיה פעולת כולה, לעומת ‘להתחיל לרוץ’.
המוח לא יודע להתמודד עם “משימה מורכבת”, אבל תמיד מגיב לפעולה קטנה וברורה.
זה מתקשר לדופמין ועוד דברים. מוזמנים\ות לפרקי הפודקאסט שלי על פעולות כולה ועל דופמין.
7. צריך להספיק יותר
🛑 מה אמרו לנו לעשות?
תדאגו להספיק יותר.
התוצאה? רודפים אחרי “עוד”, אבל לא באמת מרגישים שליטה.
וזה השינוי הגדול של השנתיים האחרונות מבחינתי, אחרי המון שנים של ‘להיות ממש יעיל’.
בני אדם, הם רק מערכת העצבים שמפעילה אותם.
מערכת עצבים זה דבר שנדלק ו’נכבה’.
המטרה שלי בחיים, ליצור את ההתנהגויות והסביבה המיטיבה ביותר שתשאיר את מערכת העצבים שלי ‘לא דלוקה’.
ניהול עצמי, משרת את המטרה הזו בדיוק.
כשאני שומר על עצמי מפני הצפה—אני מרגיש בשליטה גם כשהלו”ז שלי מפוצץ.