|
אז אחרי שסיכמנו את הצד של המיינדסט הניהולי ודיברנו על פרקטיקה בתוכו, בואו נדבר על שתי הזירות שלנו – ניהול משימות וניהול הקצאת הזמן.
בגלל שאתם כבר חכמים ובשבוע האחרון של התהליך הזה, אתם יודעים שאין דבר כזה ניהול זמן. ניהול זמן זה בעיני קונספט אמורפי רווי בהמלצות שהיו יכולות להיות נכונות אבל לא באות לידי ביטוי אופרטיבי.
הדרך היחידה בעיני שהמלצות ניהול זמן יוכלו לבוא לידי ביטוי אופרטיבי, זה רק אם נקיים מתודולוגיה, שמבוססת על כלי ועטופה במיינדסט ושלושת אלה, ביחד, כמערכת ניהול, ישמשו אותנו להפסקת אשליית האיום.
וזו ההשקפה הנכונה במקרה הזה, בעיני. הראיה הנכונה של מה באמת אנחנו מנהלים פה. כי זה לא זמן.
אנחנו מנהלים את הסדר של כל הפריטים, על מנת שנוכל לקבל החלטות נכונות יותר ומיטיבות ככל האפשר, של איך נקצה את הזמן לכל הפריטים האלה. וכדי שההחלטות יהיו חכמות אנחנו צריכים להמנע מהאיום, וכדי להמנע מהאיום אנחנו צריכים סדר וארגון ברמה הטכנית, בסביבה דיגיטלית, ואנחנו צריכים מתודולוגיה איך לעשות את זה.
אז אני התחקיתי אחרי מודל חדר מיון ואני חוזר אליו שוב בפעם האחרונה פה למרות ששמעתם את זה כבר 800 פעם אבל כל פעם, אני מאמין, אתם מגלים איזה נדבך חדש שם.
אנחנו בהפרדה שלנו רוצים להמנע מזה שכל מה שמגיע אלינו מקבל הקצאת זמן מיידית. לפעול ככה זה לפעול בצורה לא מיומנת ואנחנו לא נותנים לחוץ לנהל אותנו כל כך מהר. אנחנו רוצים לאפשר לחוץ לנהל אותנו רק במקרים מאד מאד ספציפיים ו 99% מהזמן זה לא המקרים האלה.
אז אנחנו הולכים כמו חדר מיון. וכמו שלא כל אחד שנכנס בדלת ישר מקבל טיפול, אלא קולטים אותו קודם ומעבדים את המצב שלו ומשווים אותו למה שקורה כרגע ומה שממתין כרגע, ככה גם אנחנו נפעל.
אז אמרנו נכנסות משימות בדלת. כמו החולים שלנו. אם החולים עומדים בדלת ולא ניגשים לשולחן הקבלה לרשום את עצמם ואת מצבם – בעיה. הם יצטברו שם בדלת ופתאום כולם יגיעו לשולחן העבודה ביחד וידרשו טיפול מיידי כי הם כבר ממתינים שלושה ימים. רק שאף אחד לא יודע מזה. כי הם לא נרשמו.
ככה גם אצלנו – נכנסה משימה, בין אם כמייל, בין אם כמחשבה שלנו עם עצמנו, אנחנו שואפים לתעד אותה בו במקום ככל שאנחנו יכולים ולשחרר את השליח – כלומר, להעיף את המייל או הווצאפ או הטאב או המחשבה הסוררת מהחיים שלנו. כי כתבנו.
וככל שתקפידו על זה, אתם תייצרו לעצמכם שקט כל הזמן כי לא יהיו לכם הצטברויות של חולים ליד הדלת. איך שנכנס – נקלט, מעובד, יושב להמתין.
אם אין לכם כח או זמן או רצון לעבד את המשימה ולהבין אותה, זרקו אותה ללא שיוך לפרויקט, וזה יקלוט אותה לאינבוקס של טודואוסיט שכל בוקר בנוהל בוקר, אתם עוברים בו ומנקים אותו – ואז תשייכו אותו לפרויקט, תצמידו תאריכים ולייבלים.
אם אתם יכולים להקדיש את הכמה שניות לתיוג של המשימה הזו – עשו את זה.
ואז אנחנו מגיעים לדחיינות המבוקרת.
אנחנו למעשה רוצים להמנע מהצטברות של יותר מדי דברים בחדר המתנה הגדול שלנו. אז אנחנו רוצים לתת למשימות שחרור מלהציק לנו או יותר נכון משחררים את עצמנו מההצקות של המשימות. והדרך היחידה לעשות את זה, היא בדחיינות מבוקרת. כלומר אנחנו שולחים מהפנים שלנו את המשימות לכמה שיותר זמן. כמה שיותר זמן אנחנו מפרגנים לעצמנו לא לראות את המשימות האלה, ככל שאנחנו יכולים.
ואנחנו זורקים אותן לעתיד מתוך ידיעה שאנחנו מבקרים את מסך הטודיי כל יום ובכל יום אנחנו נראה הקבצה שונה של משימות שהגיעה מהעבר שלנו ובתוכה יהיו משימות שאנחנו נוכל להמשיך לפרגן לעצמנו ולזרוק אותן לעתיד וכאלה שפתאום נקלוט שאנחנו כבר הרבה זמן מזיזים ונחליט האם להכניס אותן ליומן ברגע שאנחנו נתקלים בהן. הכוונה היא לא לבצע אותן ברגע שנתקלים בהן, אלא להשתמש בזה שאנחנו נתקלים בהן, כתזכורת לשים אותן ביומן היום, מחר, בהמשך השבוע וכו’.
אם זו משימה של פרויקט מסוים שלא יכולה להדחות ולכן היא מקבלת זמן יומן, או משימה שהיא פעולה מסוימת, שלא יכולה להדחות ולכן היא מקבלת זמן יומן – אולי זו הזדמנות כבר לשבץ מקבץ של משימות דומות – או מאותו פרויקט, או מאותה פעולה, ולתפור כמה כאלה ביחד.
רוצה לומר, אם כבר אתם מנקים את הפילטרים של המזגן, אולי נשתמש בזמן הזה גם להזיז את המקרר ולנקות מאחוריו כבר.
אם יש לכם משימת ‘לשלם לאדם X’ – אולי כשנשבץ אותה, יהיה הגיוני לשבץ אותה בתור ‘זמן תשלומים’, שהמשימה הזו היא חלק ממנה אבל על הדרך נתפור את כל משימות התשלומים. אליהם אנחנו נגיע כמובן, באמצעות התיוג.
והתיוגים הם הכל. כי אנחנו שומרים זמן ביומן למשימות ספציפיות, אבל בעיקר אנחנו נשמור זמן ביומן עבור הקבצות. כי רוב המשימות קצרות יחסית, ואפשר לקבץ אותן.
וזו הקצאת הזמן. הקצאת הזמן היא מה שאנחנו עושים בפגישה השבועית, ובונים לעצמנו את הקאלנדר קדימה לשבוע או אפילו השבועיים הקרובים. אנחנו נשתמש במודל אמפם כדי לדעת איזה סוגי הקבצות נכנסות לזמן של השבוע, ואנחנו נעשה את המיטב על מנת לשבץ מקבצים מכל מיני סוגים ככל האפשר.
חדר ההמתנה הוא המקום שבו המשימות חונות, היא אפליקצית המשימות
חדר הטיפולים הוא המקום שבו המשימות מטופלות, הוא הקאלנדר.
זה הסיכום של שתי סביבות העבודה מלמעלה.