|
עכשיו שימו לב, בחרתי לדבר על הקאלנדר לפני הכל כמשהו שמטרתו לשמור זמן לרצונות שלנו.
זה אולי מפתיע את חלקכם כי אתם חושבים על ניהול המציאות שלכם מנקודת מבט של העבודה שלכם כדבר החשוב.
אני פה להזכיר לכם – העבודה, היא מה שמשלם לכם כסף לחיות.
הרצונות שלכם, החיבור שלכם למטרות גבוהות והשאיפה לפעול ככל שתוכלו למענם, הם אלה שיתנו לכם סיבה לחיות ולא רק סיבה לשרוד.
מבחינתי כל הסיבה לשמור על סדר וארגון וכל זה, זה במטרה העליונה כדי להגשים את הרצונות שלנו. והדרך לעשות את זה, היא לדאוג לזה שכל החובות שלנו יכוסו כדי שנרגיש לגיטימציה לפעול למען עצמנו. אם תרגישו שברמת הדברים המידיים שהפועל צריך לעשות הם לא קורים, לא יהיה לכם מרווח בנשמה לפעול למען עצמכם.
תחושת הלחץ הזו של לא סיימתי מה שצריך, היא גם אחת הסיבות האפשריות, שאתם לא מקיימים את מה ששריינתם לעצמכם זמן עבורו.
כלומר, אנחנו צריכים להרגיע את הבוער ולטפל ב׳חובות׳ שלנו כדי שנוכל להרגיש זכאים לגבות את ה׳זכויות׳ שלנו.
אז בואו נחזור ליומן. היומן שלנו, שומר לנו זמן מסוים לדברים מסוימים. ואנחנו במערכת יחסים של אמון איתו, ואם עדיין לא, אנחנו נפתח אותה בתהליך הזה, של אם זה כתוב ביומן – אנחנו נעשה את המיטב האפשרי כדי לדאוג שזה יקרה. היומן הוא העדיפות העליונה.
אז מעבר לרצונות, מה עוד נכנס אליו?
- משימות שיש להן דד ליין ברור.
אם יש לי פגישת צוות בעבודה, זו משימה עם דד ליין. הדד ליין הוא התאריך של הפגישה. ולכן אני חייב שזה יהיה רשום ביומן כדי שאדע ששם אני צריך להיות. אבל גם משימות שנגזרות מדד ליין, צריכות להיות ביומן. כלומר, אם יש לי פגישה עם לקוח בעוד שבוע ביום שני בעשר ואני צריך להביא לפגישה הזו איזה דוח מסודר – אני צריך שתהיה לי משימה של הפקת הדוח הזה ואני צריך שהמשימה הזו תשב לי ביומן. כי אם אני לא משריין זמן עבורה, אני מסתכן בזה שהיא תתגלגל ותדחה. אבל כשהיא ביומן וכתובה לי, אם הפגישה בשני אז נניח ברביעי שלפני, להכין את הדוח – זה אומר שאני לא עושה שום דבר אחר באותה משבצת ברביעי ורק מכין את הדוח. שריינתי לדבר הזה זמן.
לא כל המשימות שלכם הן עם דד ליין אז לא צריך להבהל שכל המשימות שלכם יהיו ביומן, שזה מה שאנחנו מנסים להמנע ממנו. כזכור, ליומן אנחנו מכניסים משימות שיש סיבה להקצות להן זמן. אחרת הן יחכו לתורן להקצאה של זמן, בדיוק כמו בחדר מיון. כולם בסוף יצטרכו זמן, או חדר טיפולים, אבל נכון לעכשיו, לזמן הווה, להיום, למחר, לשבוע הזה, אנחנו נצטרך להיות שקולים בלהחליט מה יכנס ליומן ויקבל את ההקצאה. וכל היתר, שיחכו.
הרבה פעמים אני נשאל כמה זמן מראש לתזמן משימות שקשורות לדד ליין. כלומר, אם אני נניח צריך לעשות הרצאה בעוד חודש, למתי אני מכניס את המשימה של כתיבה ההרצאה ולמתי אני מכניס את המשימה של הכנת המצגת?
אז התשובה שלי היא שאני לא יודע להגיד לכם באופן חד משמעי כי זה מאד תלוי. אבל בגדול אתם יכולים לשאול את עצמכם את השאלה ״מהו התאריך האחרון שבו אני לא רוצה לשמוע יותר על ההכנות האלה׳. כלומר, אני בגישה של כמה שיותר מהר לסיים משימות של הכנה לפני דד ליין, בשביל הסיכוי שיהיו שיבושים, בלתמים, בעיות ומריחות. רק אתם יודעים כמה זמן אתם צריכים בשביל להכין דברים שונים בשביל הדד ליין, ואם אתם מרגישים שאתם לא יודעים – תתחילו להתנסות. אף אחד לא יודע משהו שלא עשה אותו מעולם. צריך להתנסות. לא תמותו מזה.
2. משימות שלוקחות לנו מעל שעה
משימות שלוקחות מעל שעה חייבות להכנס לקאלנדר. הסיבה לכך היא שאני יוצא מנקודת הנחה שלרובכם אין שעה פנויה ככה סתם באמצע החיים. ואם יש משימה שדורשת הקצאת זמן ממושכת, צריך לשריין את ההקצאה הזו. די ברור. משימות מעל שעה יכולות להיות משימות של כתיבת תוכן, של לעבור על חוזה ארוך, משימות כאלה יכולות להיות לתכנן מה דרוש בשביל פרויקט מסוים. יש אינסוף דברים שיכולים להיות ארוכים במשך הזמן שלהם ושנגדיר אותם כמשימות. יכולות להיות משימות כמו למשל לערוך סרט, שזו משימה כביכול אחת, רק כזו שנמשכת מלא מלא מלא שעות. ואז ההצעה שלי תהיה לחלק את שעות המשימה הזו לחלקים יומיים. נגיד שעתיים כל יום למשך חמישה ימי עבודה. השעתיים האלה כמובן ישורינו ביומן, כי הן מעל שעה.
3. הדבר השלישי הוא זמן עבור עצמנו כמו שדיברנו ולכן לא נרחיב מעבר לזה
4. והסוג הרביעי של דברים שנשמור ביומן, הוא זמן למקבצי משימות. כלומר, זמן שאנחנו שומרים ביומן, לעשות כמה משימות שיש להן את אותה המטרה, או אותה הפעולה או אותו הקונטקסט, ביחד. אני אדבר על זה בהמשך כשנתקדם יותר בחומר, ואלמד אתכם מהו מודל אמ״פמ לשריון זמן של מקבצי משימות. כרגע תסתכלו על זה דרך הדוגמה של נקיון בית. נקיון בית זו לא משימה אחת, אלא כמה משימות, אבל אנחנו משריינים בד״כ איזה שעתיים או שלוש בשישי בבוקר כזה, לנקיונות בית. כלומר, גם אם לא רשמנו את הזמן הזה ביומן, הקצבנו שלוש שעות, למקבץ של משימות , שבמקרה הזה, משרתות את אותה המטרה – נקיון בית. הקבצה מסוג אחר יכולה להיות לפי סוג פעולה מסוים. למשל, שעה שבועית לשלם לספקים או להוציא חשבוניות. כאמור, אנחנו נבין בהמשך למה הדבר דרוש, למה כל כך חשוב לעבוד במקבצי משימות אם אנחנו רוצים לעבוד עם משאבי המוח שלנו בצורה טובה.
אבל נסתפק בזה לכרגע, כבסיס לשיחה על קאלנדר. יאללה בואו נתקדם