למה ניצול הזמן שלך הוא כנראה טעות (ואיך לעשות את זה אחרת?)
איך לקבץ משימות דומות כדי להימנע מבזבוז אנרגיה של המוח בגלל מעברי קונטקסט מיותרים ובכך להעלות את האפקטיביות באופן דרמטי. רמז: הכל טמון בניהול פעולות
אתם עובדים אנכי או אופקי?
אם תבחנו את הדרך שבה אתם מנהלים את הזמן שלכם, ייתכן שתגלו שאתם פועלים בעיקר באופן פרויקטלי – כלומר, אנכי. מה זה אומר? לדוגמה, כשיש לכם שעתיים להקדיש להקמת סדנה חדשה או פרויקט אחר, אתם מתחילים לעבוד בצורה מסודרת עם תכנון פרויקטים ברור: אפיון ראשוני, איסוף מידע, בניית תוכנית פעולה, חלוקת זמנים – הכל לפי הסדר.
ועכשיו תחשבו על פרויקט נוסף. אותו תהליך בדיוק: תכנון > איסוף > תוכנית פעולה > חלוקת זמנים. שוב ושוב, אותו מעגל של ניהול משימות. זה לא שאין הגיון בעבודה כזו, זה בסדר להקדיש כמה שעות להקמת משהו מההתחלה ועד הסוף. אבל אולי אפשר להסתכל על זה אחרת, ולבנות את תהליך העבודה בצורה שונה, יותר אופקית.
הכל קונטקסט
כדי להבין איך לשפר את ניהול הזמן שלנו, כדאי לדבר על מושג חשוב בשם context switching (מעבר קונטקסט). זה למעשה האופן שבו המוח שלנו מגיב כשאנחנו מדלגים בין פעולות שונות. ככל שהפעולות שונות יותר, כך המוח מתאמץ יותר – וזה גובה מאיתנו מחיר. למה? כי המוח צריך לגייס משאבים מחלקי זיכרון שונים כדי לבצע את המשימה הנוכחית. כמו להדליק ולכבות את האור בחדרים שונים כל הזמן – בסוף זה גומר לנו את האנרגיה המנטלית.
המעברים האלה בין פעולות, במיוחד כשהן שונות במהותן, שורפים לא רק זמן אלא גם אנרגיה מנטלית שאנחנו לא תמיד שמים לב אליה. זה לא מופיע בחשבון הבנק שלכם, אבל זה מופיע בתחושת העייפות וההתשה שמצטברת לאורך היום. כדי לצמצם את בזבוז האנרגיה הזה, אנחנו חייבים לנהל את המעברים האלו בצורה חכמה יותר.
נחזור לדוגמה הקודמת – תכנון סעיפי פרויקט זו פעולה אחת שדורשת משאבים מסוימים מהמוח. אבל להכניס את אותם סעיפים לתוך ציר זמן ולפרט את השלבים – זו כבר פעולה אחרת לגמרי, שגם היא דורשת משאבים אחרים. למרות שזה אותו פרויקט ואותו מוח – המעבר בין הפעולות השונות גורם לשחיקת אנרגיה.
התנדבתם פעם בקיבוץ?
אם יצא לכם לנקות בית, אולי שמתם לב לדבר מעניין: השעה השנייה של הניקיון עוברת בזרימה חלקה, ואתם אפילו לא מרגישים שאתם מתאמצים. למה? כי כל הזמן אתם עוסקים באותה פעולה – ניקיון. זה נקרא קיבוץ פעולות. המוח שלכם נכנס ל”זרימה” (flow), שבה אין כמעט התנגדות או שחיקה, רק עשייה.
העיקרון הזה עובד לא רק בניקיון, אלא גם בעבודה על משימות קטנות. ברגע שאתם מקבצים יחד פעולות דומות, אתם עוזרים למוח שלכם לתפקד בצורה הרבה יותר יעילה. יש פחות עצירות, פחות מעברים, ופחות חיכוכים מנטליים.
איך לקבץ משימות?
אז בתכלס, אנחנו לא מקבצים משימות – אלא פעולות. כל משימה שאני רואה בתור “פרויקט”, אני מפרק לפעולות קטנות וברורות. לדוגמה, אם יש לי משימה כמו “לבנות עמוד נחיתה לסדנה”, אני לא מסתכל על זה כמשימה אחת גדולה. במקום זאת, אני מפרק אותה לפעולות: “לתכנן את עמוד הנחיתה”, “לאסוף את המידע הדרוש”, “לכתוב את התכנים”.
בבוקר, אני מתחיל עם פעולות תכנון, ומקדיש לזה פרק זמן מוגדר. כשאני מסיים את התכנון, אני עובר למשימות אחרות שמקובצות לפי קטגוריות כמו “כתיבה”, “צילום”, או אפילו “משימות שלא דורשות ריכוז” – הקטגוריה האהובה עליי.
בשבוע העבודה שלי, יש זמנים קבועים לכל קטגוריה כזו. יש שעות מיוחדות לכתיבה, שעות לצילומים, ושעות למשימות פשוטות שלא דורשות הרבה ריכוז. כך אני מקבץ פעולות דומות יחד, ומבטיח שהמוח שלי מתפקד בצורה חלקה יותר.
אז איך עושים את זה נכון?
- זהו את הפעולות החוזרות בעבודה שלכם. (נתתי פה כמה דוגמאות על תכנון, כתיבה וכו’)
- שתבצו אותן במערכת תיוגים באפליקציה. אני משתמש ב-Todoist, שמאפשרת לי לתייג כל פעולה לפי הסוג שלה.
- התחייבו למשימות קטנות. אם תפרקו משימות גדולות לפעולות קטנות, תוכלו לקבץ אותן ולעבוד בצורה אפקטיבית יותר.
- תכננו את לוח הזמנים לפי סוג הפעולה, לא רק לפי פרויקטים. כך תוכלו לנצל את האנרגיה שלכם בצורה מיטבית ולמנוע שחיקה מיותרת.
במהלך הקורסים שאני מעביר, כמו “נכון לעכשיו” ו”זמן לעצמך“, אנחנו צוללים לעומק הטכניקה והגישה הזו. לדעתי, זו הדרך היעילה ביותר להתמודד עם כמויות המשימות והלחץ שמאפיינים את העולם שלנו היום.
סיכום
כדי לנהל את הזמן והמשימות שלכם בצורה טובה יותר, המפתח הוא קיבוץ משימות דומות יחד כדי להימנע מבזבוז אנרגיה במעברי קונטקסט. עבודה בצורה זו מאפשרת לנו לשמור על המוח שלנו בריא ויעיל, ולצמצם את העייפות והמתח שכולנו חווים במהלך יום העבודה.
האם אתם מוכנים להפסיק לעבוד אנכי ולהתחיל לעבוד בצורה אופקית יותר? תתחילו בקטן – זיהוי, תכנון, ותיוג – ותראו איך המוח שלכם מתחיל לתפקד בצורה טובה הרבה יותר.
מידע נוסף: הפרק בפודקאסט על קיבוץ משימות